現金残高はマイナスにならない
現金出納帳は記入していて残高がマイナスになることはありません。現金出納帳には取引のあった日付、勘定科目・摘要、入金・出金・残高を一覧にして記入していきます。記入するごとに残高を計算していくのが基本的な書き方です。
例えば、現金残高が1,000,000円のときに、商品の売上が入金されて普通預金残高が500,000円増えたとします。この際には入金の欄に500,000円と記入し、残高に500,000円を足して1,500,000円とするのがルールです。そして、商品の仕入れのために800,000円を支払った場合には出金に800,000円と記入して、残高から800,000円を引き去って700,000円とします。
このようにして現金の出入りがあったときに記入していくのが現金出納帳です。所持している現金以上の支払いはできないため、現金残高はマイナスになることはありません。
上述の例で最初に1,000,000万円の借り入れをしていたとしたら、最終的には700,000円になったので300,000円の赤字です。仮に他に資産がないとすると資産はマイナスになります。しかし、それでも手元には700,000円の現金が残ります。
ただ、逆に支払いをしたいけれど現金が足りないというケースはあります。支払いをしたいときに事業資金が足りない場合には、自分の懐から出してしまおうと考える人もいるでしょう。個人事業主の人はプライベートの資金と事業資金の銀行口座を分けるなどの工夫をして区別していないことも多く、一時的にプライベートの資金を使っていたのに本人も気付いていなかったというケースもあります。このようなときには現金出納帳が一時的にマイナスになってしまうことになります。
しかし、現金出納帳の現金残高がマイナスになるのは正しい書き方ではありません。この際には短期借入金を現金出納帳に記入します。現金残高がマイナスになる取引よりも前に、事業資金を事業主から借りたという位置付けにするのが一般的な対処方法です。
例えば、消耗品費の支払いで100,000円が必要なのに残高が90,000円しかなかったから、自分の懐から10,000円を出したというケースでは次のように現金出納帳に記入します。まず、勘定科目を「短期借入金」として摘要を「社長より」と書き、入金に10,000円と記入して残高を100,000円にします。次に勘定科目を「消耗品費」として摘要を記入し、100,000円の出金として残高を0円にするというのが基本の書き方です。なお、個人事業主の人がプライベートの資金から出した場合には勘定科目として「事業主借」を用います。
取引は必ず日付順に記入する
現金出納帳の取引は必ず日付順に記入するのがルールです。現金出納帳は現金の出入りの流れを正しく把握できるように管理するための帳簿だからです。今では会計ソフトや表計算ソフトを使用すると「並べ替え」ができるので、後から日付順にすることができます。しかし、もともとは現金出納帳をボールペンで手書きしていたので、一度書いた取引について位置を入れ替えることはできませんでした。取引がおこなわれた順番に行間を空けずに記入していくことで不正を防止する目的もあったのです。このような記帳の不正防止の効果は薄れていますが、現金がいつどのように出入りしたかを把握するための帳簿としての機能があることに変わりはありません。取引は時系列で順番に記載していくのが正しい書き方なので、日付を遡って記入しないように気を付けましょう。
ただ、実際には後から昔の収入や支払いについて書き足したいと思うケースがあります。現金出納帳を毎日欠かさず、収入や支払いがあったタイミングで記入していることはあまりないでしょう。月末や確定申告前などに領収書などの証憑を見ながら記入しているケースが多いのは確かです。企業では領収書を毎日従業員に出させようとしても、忘れてしまう人が多くて正しく帳簿を書くのが難しいからです。個人事業主の場合には普段は忙しくて会計処理にまで手が回らず、確定申告前にまとめて帳簿を作成することがよくあります。
このようなやり方をしていると現金出納帳に記入した後になってから昔の領収書が出てきて困ってしまう場合があります。会計ソフトを利用している場合には、領収書の日付に合わせて行を挿入してしまえば特に問題にはならないでしょう。しかし、現金出納帳を手書きしている場合には行を挿入することはできません。
このようなときには経費精算をした日付で現金出納帳に収支を記入します。例えば、10月10日にタクシーを利用したときの領収書が見つかって10月20日に記入したいと思ったときには、取引日を「10月20日」とします。勘定科目は「旅費交通費」、摘要はタクシー会社名や行き先などを記入し、最後に「10/10日分」と記載すれば問題ありません。
あくまで現金出納帳は日付順に記載するのが正しい書き方です。しかし、人は誰でもミスをするのでこのような救済策があります。経費精算をまとめておこなう仕組みにしている会社ではよく使われてきた方法です。
実際の現金残高と帳簿の現金残高を合わせる
現金出納帳は実際の現金残高と内容が合っていなければなりません。現金出納帳の現金残高と実際の現金残高にずれがあったとしたら何か問題が起こっています。現金出納帳がマイナスになったときには明らかに間違いがあるのは確かです。しかし、現金出納帳では100,000円の残高があるはずなのに、資金を数えてみると95,000円しかないということもあります。帳簿の現金残高はあるのに現金残高はゼロになっているということもあるでしょう。このような問題が起こったときには以下の5つの方法を試して現金残高を合わせるのが重要です。
1つ目は現金を数え直してみる方法です。手持ちの現金がある場合には数え間違えている可能性があります。小口現金は数え間違えてしまいやすいので気を付けましょう。コインケースなどを使用して小銭を数えるとミスが減ります。
2つ目は領収書の捜索をする方法です。現金残高が足りないときには現金出納帳に記入いていない領収書がある可能性があります。財布などを調べてみるとまだ領収書が見つかるかもしれません。見つかったら後から精算する形で現金出納帳に記入しましょう。
3つ目は証憑の内容の転記ミスがないかを確認する方法です。レシートに書いてある金額を転記したときに間違えてしまうことはあり得ます。証憑を整理して現金出納帳と照らし合わせてみましょう。第三者に見てもらうと自分で気付かなかったところを指摘してもらえる可能性があります。
4つ目は残高の計算ミスがないかを再確認する方法です。残高の計算ミスはよくある問題です。電卓で計算しているとミスが起こりやすいので、会計ソフトを使用した方が安心でしょう。
5つ目は不正行為があった可能性を調査する方法です。現金残高が不足している場合には横領した従業員がいる可能性がゼロではありません。小口現金を現場で一人だけが管理していたり、金庫の鍵の管理がずさんだったりすると横領のリスクがあります。担当者に聞いて確認することくらいしかできない場合がほとんどですが、正直に話してくれることもあるので現金出納帳の現金残高が合わなくて困っていると話してみましょう。
なお、最後の手段として「現金化不足」として一時的に会計処理をすることが可能です。そして、問題点がわかったら帳簿上で処理して解決します。もし解決できなかったら調査報告書を作成します。正しい資金管理ができる会社かどうかを疑われて融資などのときに影響が出る可能性があるので、少なくとも調査報告書を整え、再発防止に努めましょう。
